PC-priveregeling per direct afschaffen

De PC-privéregeling is in augustus 2004 zomaar afgeschaft. De PC-privéregeling is vrijwel wekelijks onderwerp van gesprek met mijn klanten. De alom bekende regeling is thans afgeschaft en men zoekt nu in de praktijk naar werkbare alternatieven. De regeling was eigenlijk redelijk simpel, een werknemer kon een PC kopen van zijn bruto loon of door vakantiedagen of ADV-dagen in te ruilen, een mooie constructie dus. Voor de werkgever was de PC-regeling eigenlijk best gunstig (kost niks) en velen hadden de PC-privéregeling dan ook opgenomen in de secundaire arbeidsvoorwaarden.

Mogelijkheden

In de praktijk is nu door mij een aantal opties bedacht die nog wel werken. Het vertrekpunt is dat de gunstige regeling is afgeschaft en dat geboden alternatieven met recht alternatieven zijn. De ongunstige gevolgen kun je nu eenmaal niet geheel opheffen. Binnen de wet op de loonbelasting en de premieheffing sociale verzekeringen bestaan echter nog wel mogelijkheden. Belangrijk hierbij is dat de werkgever - onder voorwaarden - een PC aan de werknemer mag geven en via een omweg hiervoor een bijdrage van de werknemer krijgt. In alle gevallen speelt de vraag in hoeverre de computer in het kader van de dienstbetrekking wordt gebruikt een belangrijke rol. Echter, ook aan de oude PC-privéregeling kon enkel worden deelgenomen wanneer het systeem mede zakelijk werd gebruikt. Een combinatie van een PC-privéregeling 2e generatie met een leaseconcept is eigenlijk best een aardige optie. De werkgever hoeft niet ineens al het geld op te hoesten en de werknemer heeft per direct een PC thuis staan.

Gereedschappen

De huidige Wet op de Loonbelasting 1964 kent diverse vergoedingen die geen loon zijn. De wet kent onder meer de gereedschappenvrijstelling. Daaronder vallen ook computer, tekstverwerkers en schrijfmachines. Als voorwaarde geldt dat de PC moet dienen ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. De verstrekking moet ook redelijk zijn. De PC moet noodzakelijk zijn voor de werknemer, anders is de vrijstelling niet van toepassing. De uitspraken van rechters over deze materie zijn zeer beperkt. Men zou kunnen stellen dat beperkt privégebruik niet relevant is en dus binnen de vrijstelling valt. Dit is dus een grijs gebied met kansen en risico's. Is een PC voor de werknemer geen noodzaak, maak dan geen gebruik van deze regeling. Ook de oude PC-privéregeling eiste mede zakelijk gebruiken, deze regeling vereist dat het gebruik essentieel is voor het werk van de werknemer, dit gaat dus iets verder.

PC aan werknemer geven (loon in natura)

Als de werkgever een computer aan zijn werknemer geeft, ontvangt de werknemer loon in natura (tenminste voor het privégebruik). Dit privégebruik moet je waarderen, een lastige zaak. Omdat de computer ook zakelijk wordt gebruikt, mag je de waarde van dit privégebruik waarderen op de besparingswaarde (en niet de hogere "waarde in het economisch verkeer"). Een lastig bepaling, maar stel dit op het percentage van het privégebruik en neem als waarde een PC die de werknemer zich normaal gesproken zou kopen (en dus niet de - duurdere - PC die wordt gekocht). Stel het zakelijk gebruik zo hoog mogelijk vast en leg dit voor aan de Belastingdienst, dit voorkomt misstanden in de toekomst.

Lening aan personeel

De werkgever mag een lening geven aan zijn personeel en hem / haar wellicht helpen bij het centraal aankopen van een PC. Dit is de minst voordelige optie, de werknemer koopt wellicht iets voordeliger een PC, maar moet de lening (met rente) wel aflossen. Dit is dus eigenlijk een sigaar uit eigen doos. Renteloos aan de werknemer lenen zal de Belastingdienst veelal niet goedkeuren. Een rente van rond de 4% lijkt redelijk. Een leningsovereenkomst met voorwaarden omtrent aflossing en een regeling bij ontslag of vertrek is wenselijk.

In bruikleen geven

De werkgever kan de oude PC's die op het werk worden gebruikt aan de werknemer geven. De waarde van deze PC is veelal laag en als er sprake is van zakelijk gebruik, is de waarde voor de belastingen en premies vrijwel nihil. Houdt u wel rekening met een restwaarde van tenminste 10% na 3 jaar. Een andere optie is om de werknemer een PC in bruikleen te geven, de PC kan dan thuis bij de werknemer staan maar blijft in eigendom toebehoren aan de werknemer.

Voorbeeld
U zet in 2004 een PC bij de werknemer thuis neer en de werknemer heeft het recht deze PC in 2008 te kopen voor de waarde op dat moment, stel € 200. Het recht is belast in 2004 omdat alsdan een recht bestaat. U moet dan de genoemde € 200 contant maken naar nu en tevens het privégebruik in de periode 2004 - 2008 vaststellen, dit laatste is een lastig verhaal. Het thuis neerzetten van de PC mag geen schijnhandeling zijn, de werkgever moet eigenaar blijven. Dit betekent dat de werkgever de PC altijd mag ophalen, op de PC afschrijft en het onderhoud verzorgt.
Als de werknemer geen recht heeft op de PC en de werkgever dit in de toekomst wil regelen, moet nu de waarde van het privégebruik worden vastgesteld. Er is dan nu niets belast.

Studievergoeding

Een werkgever mag een werknemer een vergoeding geven voor een studie. Een PC geven als vergoeding voor studiekosten kan alleen als een PC nodig is voor de studie. Omdat PC steeds meer hun intrede doen kan hiervan al snel sprake zijn (e-mail, thuiswerken, online toepassingen, etc.).

Reiskostenvergoeding

Per 1 januari 2004 is de reiskostenregeling aangepast. De wijzigingen zijn:

• Vrije vergoeding voor alle zakelijke en woon- / werkkilometers tegen € 0,18 per kilometer.
• Afschaffing reiskostenforfait (vast bedrag per maand).
• Vervallen onderscheid dienstreizen en woon- / werkkilometers.

Ik merk dat de meeste werkgevers deze nieuwe regeling nog niet toepassen. In veel gevallen blijkt het wat betreft woon- / werkverkeer mogelijk een hogere vergoeding te geven dan voorheen. Een voorbeeldje: iemand woont op 40 kilometer van zijn werk. Tot 2004 was de vergoeding € 130 per maand. Onder de huidige regeling is de belastingvrije vergoeding ruim € 240 per maand. Werkgevers mogen hun werknemers de mogelijkheid bieden om een deel van het bruto loon te ruilen voor een optimale reiskostenvergoeding. De ongebruikte ruimte kan dan worden gebruikt voor een PC-privéregeling. Voor de werkgever werkt dit kostenneutraal en de werknemer krijgt in plaats van belast bruto loon een onbelaste vergoeding. In mijn voorbeeld derhalve € 240 -/- € 130 = € 110 minder bruto loon (netto € 70) en netto € 110 bij het salaris, een voordeel van € 40 netto per maand dat voor een PC-privéregeling kan worden gebruikt.

Onkostenvergoeding

Als de werknemer zelf een PC koopt of er al een bezit, mag een werkgever het zakelijk gebruik van de PC belastingvrij vergoeden. Voorbeeld: PC van € 2.000 die voor 80% zakelijk wordt gebruikt, vergoeding € 1.600 over 3 jaar "BELASTINGVRIJ". Mits er sprake is van zakelijk gebruik, is dit een goede en werkbare mogelijkheid.

De cafetaria-beloning

Bij veel bedrijven is een cafetariamodel aanwezig. Werknemers kunnen kiezen tussen salaris, auto, pensioen, fiets, PC, etc. Dit alles binnen een budget aan loonkosten. Het enige bestanddeel is belast en het andere is vrijgesteld. Fiscaal juridisch is het dan zo dat de werknemer afziet van salaris en hiervoor in de plaats een auto of een PC krijgt. Voor de werkgever werkt dit kostenneutraal, voor de werknemer levert het een belastingvoordeel op, hij / zij krijgt namelijk een bruto deel netto. De hiervoor genoemde regelingen kunnen in zo'n model worden ingepast.

Conclusie

De conclusie die u aan bovenstaande regelingen kunt verbinden zijn de volgende:

• De werknemer moet een PC zakelijk gebruiken, dit was onder de oude regeling een minder stringente voorwaarde.
• Afstemming met de Belastingdienst geniet de voorkeur.
• Een voor de werkgever kostenneutrale oplossing is mogelijk mits hij / zij creatief durft te zijn.
• Salaris ruilen voor een PC blijft nog steeds mogelijk.
• Een werknemer heeft bij een lager bruto salaris ook lagere "sociale" rechten, zoals WW- en WAO-uitkeringen.