Checklist emigratie in Europese Unie

Deze checklist is opgesteld op basis van ervaringen van cliënten, het internet en mijn eigen ervaringen. Deze checklist moet worden gezien als een eerste aanzet van formaliteiten. Neem altijd uw paspoort mee!

Algemeen

1. Paspoorten en / of rijbewijs laten verlengen (indien het op korte termijn verloopt). Ook kinderen dienen een eigen reisdocument te bezitten (bijschrijvingen in een paspoort van de ouders zijn niet meer geldig).
2. Internationaal uittreksel geboorteregister van alle gezinsleden (moet je laten maken in je geboorteplaats! Kan wel soms per post verstuurd worden).
3. Internationaal uittreksel van huwelijksakte.
4. Maak alvast een aantal pasfoto’s die je mee kan nemen naar het buitenland.
5. Vraag tijdelijk een postbus aan in Nederland, regel met familie om van hieruit uw post naar het buitenland door te sturen. Als u echt lekker in het buitenland woont, laat u de post rechtstreeks sturen. Een adres van een vriend of familielid kan ook werken (let op bij de inschrijving bij de gemeente).
6. Verblijfsvergunning voor EU-landen hoef je meestal pas te regelen als je er bent. Om een aantal zaken bij aankomst in het land snel in gang te zetten, kan het echter nuttig zijn om de verblijfsvergunningen via de ambassade in Nederland aan te vragen. Een vergunning aanvragen duurt 2 - 5 weken, maar het aanvragen van een persoonnummer duurt ook 2 - 5 weken en dat kan pas aangevraagd worden als je een vergunning in bezit hebt (gemeente heeft een kopie van de vergunning nodig). Aanvragen bij de ambassade in Nederland duurt meestal wel langer (een maand of 2 - 3), maar dan heb je je vergunning bij aankomst in het EU-land wel rond. Je kunt dan meteen een persoonnummer aanvragen en ongeveer 2 - 3 weken eerder o.a. een bankrekening aanvragen, verzekeringen afsluiten, auto op naam zetten, belastingkaart aanvragen, etc.
7. Contract nieuwe baan, inkomensgegevens nieuwe land verzamelen.
8. Overweeg of je het nodig vindt om je diploma’s te laten waarmerken en vertalen (informatiebeheer groep Groningen). Folder: met je diploma naar het buitenland.
9. Uitschrijvingsbewijs bevolkingsregister net voordat je verhuist (check dit bij jouw gemeente en vraag meteen om de openingstijden). Je kunt het uitschrijvingsbewijs bij je Nederlandse gemeente op laten maken in de periode van 5 dagen voor en 5 dagen na de officiële verhuisdatum. Je gegevens worden daarna overgeschreven naar een speciaal bestand van de gemeente Den Haag. Heb je in de toekomst nog eens een bewijs van goed gedrag nodig, dan moet je dat altijd aanvragen bij de gemeente waar je het laatst gewoond hebt in Nederland.
10. Let op eisen t.a.v. inenting van huisdieren, dit moet zeer tijdig gebeuren.
11. Maak een aantal kopieën van de paspoorten.
12. Reisdocumenten (tickets, etc.) regelen.

Opzeggingen en adreswijzigingen:

1. Tip: loop je administratie door met alle oude facturen, dan zie je vanzelf wie je een adreswijziging moet sturen en wat je op moet zeggen.
2. Bekijk zelf per opzegging of het relevant is om ook je nieuwe adres door te geven.
3. Vaak werkt het net zo snel om iets op te zeggen per brief (zeker als je een voorbeeldbrief maakt die je elke keer opnieuw weer kunt gebruiken. 
4. Sommige tijdschriften kun je doorgestuurd krijgen naar het nieuwe adres als je dat zou willen.
5. Invullen verhuisbericht postkantoor i.v.m. automatische doorzending post naar nieuwe adres in uw nieuwe woonland (verschillende opties).
6. Versturen adreswijzigingen privé- en zakenrelaties (inclusief fiscus, verzekeringen, belastingadviseur, bank, pensioenfonds, informatiebeheergroep Groningen (i.v.m. evt. resterende studielening) etc.
7. Inlichten van huis- en tandarts, specialisten en ziektekostenverzekeraar (ga als het kan nog even naar de tandarts voor je gaat, in het buitenland kunnen bepaalde diensten erg duur / goedkoop zijn, vraag dit voordien op).
8. Vraag of het mogelijk is om je medische dossiers mee te nemen naar het buitenland (vraag de huisarts in Nederland).
9. Afscheidsfeestje organiseren.
10. Opzeggen / aanmelden lidmaatschappen (ANWB, clubs, verenigingen, vakbond, kerkgenootschap, kranten, bladen etc.) / ook voor de kinderen.
11. Denk ook aan het opzeggen van dingen als Airmiles, Vereniging Eigen Huis, vaste klantenkaarten.
12. Opzeggen van huishoudelijke hulp, oppas.  
13. Opzeggen van onderhoudsabonnementen (cv, geiser, combiketel, schoorsteenveger, glazenwasser, etc.).
14. Opzeggen / aansluiten gas, elektriciteit, water, kabel TV.
15. Afsluiten telefoon (na de verhuisdag). Denk ook aan je mobiele telefoon: indien je een abonnement hebt, zou je dit eventueel nog een paar weken door kunnen laten lopen.
16. Opzeggen / nemen abonnement krant, tijdschriften, etc.
17. Opzeggen van bibliotheek.
18. Opzeggen cursussen, vakliteratuur.
19. Opzeggen postbus.
20. Opzeggen verzekeringen (zie hierna).
21. Opzeggen bankrekeningen (zie hierna).
22. Opzeggen kinderbijslag (brief met alle gegevens inclusief datum uit en in dienst man en nieuwe adres).
23. Open alvast een internationaal e-mail adres (bijv. Hotmail).

Belastingen en sociale verzekeringen

1. Tijdig contact opnemen met je belastingadviseur of de verzekeringsinstantie inzake verhuizing naar het buitenland (het is uiteindelijk het best jullie te verzekeren in het nieuwe EU-land). Check of je huidige verzekeringen ook in het nieuwe land gelden.
2. Belastingdienst inlichten inzake vertrek uit Nederland. Als je je uitschrijft bij je Nederlandse gemeente, dan geeft de Nederlandse gemeente dat door aan de Belastingdienst. Op je nieuwe adres in het buitenland (of tijdelijk postadres) ontvang je dan ongeveer 2 - 5 weken later een invulformulier. Dat moet je volledig invullen en opsturen naar de Belastingdienst. Zij bekijken dan of je een speciaal aangiftebiljet nodig hebt, meestal is dit wel zo.
3. Als je op dit moment een uitkering krijgt via de Ziektewet- of Werkeloosheidsuitkering, moet je ze informeren over je emigratie en vragen om het benodigde E303-formulier (met dit formulier kun je in het EU land, onder bepaalde voorwaarden, nog 3 maanden aanspraak maken op deze uitkering).
4. Neem contact op met je pensioenfonds (het pensioen dat je tot nu toe hebt opgebouwd blijft staan en wordt op je 65e uitgekeerd, waar je dan ook ter wereld bent; in sommige gevallen is het mogelijk om het nu al uit te laten keren).
5. Neem contact op met de zorgverzekering of het College van Zorgverzekeraars om te vragen of je een E-111 formulier nodig hebt (dit is voor de eerste tijd in het nieuwe EU-land).
6. Als je dat zou willen, kun je via de Nederlandse Sociale Verzekeringsbank een vrijwillige AOW- / ANW-verzekering afsluiten. Je kunt hierover een brochure aanvragen via SVB 020 - 656 52 25. Een vrijwillige verzekering moet je binnen één jaar na emigratie aanvragen.
7. Degene die in het nieuwe EU-land woont valt meestal automatisch onder het buitenlandse sociale zekerheidstelsel (ziektekosten gezin, kinderbijslag, etc.). Hiervoor meld je je aan op het moment dat je in het land bent.

Eigen besloten vennootschap

1. Regel formaliteiten inzake het bestuur van de vennootschap indien deze in Nederland gevestigd moet blijven.
2. Overleg met uw adviseur inzake het wel of niet verplaatsen van de leiding van de B.V. Zorg dat dit voor uw werkelijke emigratie geregeld is!

Bank-, geld- en overige verzekeringszaken

1. In het buitenland nieuwe rekening-courant openen. Tip: Het aanhouden van bankrekeningen in Nederland kan soms fiscaal gunstig zijn. Hef dus niet zomaar alle Nederlandse rekeningen op.
2. Eventueel abonnement nemen op Nederlands Internet bankieren (bijv. van de Postbank: girotel via internet (gewoon girotel werkt niet in het buitenland)). Dit is vooral handig voor de eerste maanden.
3. Stopzetten van automatische afschrijvingen.
4. Inwisselen winkelzegels.
5. Reisverzekering.
6. Annuleren of continueren verzekeringen.

Wat te doen met de woning?

1. Verkoop van de woning.
2. Tijdig makelaar inschakelen en / of advertenties plaatsen.
3. Laten opstellen taxatierapport.
4. Opzeggen verzekeringen i.v.m. hypotheek (check fiscale consequenties eerst).
5. Opzeggen verzekeringen i.v.m. woning (opstal, inboedel, etc.).
6. Aflossen hypotheek.
7. Bij aanhouden en verhuur van de Nederlandse woning: informeer bij de hypotheekverstrekker naar de voorwaarden voor verhuur.

Auto

1. Zoek uit via de buitenlandse douane hoe de regels zijn t.a.v. invoer van de auto.
2. Controleren autopapieren (inclusief groene kaart).
3. Contact opnemen met de Rijksdienst voor het Wegverkeer.
4. Betalen of terugvorderen motorrijtuigenbelasting.
5. Bij verkoop Nederlandse auto tijdig inleveren kentekenbewijzen 1, 2 en 3.
6. Bij verkoop auto, verzekering opzeggen en vrijwaringsbewijs aanvragen.

Kinderen

1. Verklaring van hoofd van de school over kinderen (soort school en resultaat).
2. Kinderen laten uitschrijven van school.
3. Opzeggen kinderdagverblijf / peuterspeelzaal.
4. Kinderbijslag aanvragen.
5. Kinderen aanmelden voor nieuwe school.
6. Lidmaatschappen sportclubs, muziekles, etc. opzeggen.
7. Opzeggen abonnementen.
8. Restitutie schoolgeld.
9. Speelgoed meenemen voor onderweg.

De verhuizing zelf

1. Grote opruiming houden voor je gaat inpakken.
2. Eventueel nog dingen kopen waar je in Nederland erg aan gehecht bent (bepaalde pillen, eten, etc.).
3. Koop in Nederland het woordenboek voor het buitenland (Nederland naar ...............).
4. Offerte verschillende verhuizers aanvragen of containervervoer.
5. Offerte opslag inboedel aanvragen.
6. Verhuisdatum afspreken.
7. Parkeerplaats verhuiswagen reserveren.
8. Schadedekking onderzoeken en evt. extra verzekering afsluiten. Als je besluit zelf je verhuisgoederen te verhuizen, kan het verstandig zijn om een transportverzekering af te sluiten voor de dagen dat je onderweg bent. De premie is ongeveer 10% van het te verzekeren bedrag (totale (dag)waarde van de verhuisgoederen). Let op: Diefstal ergens onderweg is niet altijd meeverzekerd in deze verzekering. Het kan zijn dat, wanneer je diefstal ook meeverzekerd wilt hebben, je een extra premie moet betalen.
9. Opvang regelen van kleine kinderen op de verhuisdag zelf.
10. Onderdak zoeken voor huisdieren.
11. Overdracht huissleutels regelen.
12. Huissleutels familie / kennissen opvragen.
13. Overdragen gebruiksaanwijzingen, garantiebewijzen van nog in de woning aanwezige zaken.
14. Aankoopbonnen verzamelen als bewijs dat goederen al langer dan 6 maanden in bezit zijn (i.v.m. invoerrechten).
15. Douaneformulieren in (laten) vullen en advies inwinnen inzake in- en uitvoerregelingen. Bij de uitvoer van verhuisgoederen naar het buitenland moet je een zogenaamde EU-1 aangifte (formulier model EG-112) doen. Dit is een formulier voor het uitvoeren van goederen vanuit de EU naar een niet EU-land. Wanneer je een verhuisbedrijf gehuurd hebt, regelen zij dit, maar als je besluit om zelf je goederen te transporteren, kan het volgende van pas komen. Controleer of de gehuurde bus of vrachtwagen verzekerd is voor gebruik in het buitenland. De aangifte van de verhuisgoederen (het EU-1 formulier) moet opgemaakt worden bij een grensexpediteur (te vinden in de Gouden Gids). Sommige grensexpediteurs vullen het formulier in voor particulieren. Bij het opmaken van dit formulier moet je weten hoeveel verpakkingen (colli) je hebt, wat het totaal gewicht van de goederen is en wat de totale (dag)waarde c.q. verzekeringswaarde van de goederen is. Het kan dus zinvol zijn om pas na het inpakken het formulier op te laten maken. Tevens dient er een volledige verhuisgoederenlijst opgemaakt te zijn die als bijlage dient voor het aangifteformulier. Deze lijst dient zo gespecificeerd mogelijk te zijn (wat zit in welke doos). Het kan zinvol zijn om deze lijst in het Nederlands en in het Engels op te stellen. Voor vertrek uit Nederland moet het EU-1 formulier bij een Nederlands douanekantoor getekend en gestempeld te worden. Ook dient de verhuisgoederenlijst (in 3-voud en eventueel een Engelse kopie) getekend en gestempeld te worden door de Nederlandse douane. Nu heb je officiële documenten en kun je vertrekken. Het EU-1 formulier dient nog een keer gestempeld te worden bij het douanekantoor waar je de EU verlaat. Zij zetten alleen een stempel dat het de EU uitgegaan is. Bij aankomst in het buitenland dien je direct nadat je van de boot of aan de grens komt naar een douanekantoor te gaan en je verhuisgoederen aan te geven. Hiervoor heb je een invoervergunning voor verhuisgoederen nodig.
16. Apart inpakken wat je langer kunt missen en wat je onmiddellijk weer nodig hebt.
17. Trouwboekje meenemen.
18. Adressenlijst familie, vrienden, kennissen meenemen.
19. Wasmachinetrommel vastzetten.
20. Koel- en vrieskist ontdooien en schoonmaken.
21. Meterstanden opnemen.
22. Huis- en autosleutels, medicijnen, geld en reisdocumenten in handbagage.
23. Zorgen voor ophalen laatste vuilnis.
24. Kamers controleren op vergeten spullen.
25. Deuren en ramen goed afsluiten.
26. Afscheid nemen van de buren.

Na de verhuizing

1. Inschrijving bevolkingsregister (neem koop- / huurcontract mee).
2. Inschrijven bij arbeidsbureau (indien werkzoekend). Je kunt hier meestal ook een tijdelijk persoonsnummer aanvragen.
3. Contact opnemen met belastingkantoor voor de belastingkaart (indien je werk hebt of een uitkering krijgt).
4. Informatie inwinnen inzake scholen, winkel, instanties.
5. Contact opnemen met bank (kan pas nadat je persoonsnummer hebt gekregen). Denk ook aan internetbanken: deze hebben vaak betere voorwaarden.
6. Contact opnemen met verzekeringsmaatschappij. Vraag offertes bij meerdere maatschappijen, want de premies verschillen.
7. Contact opnemen met Sociale Verzekeringsbank.
8. Aangaan huurovereenkomst.
9. Elektriciteit, water, telefoon aansluiten.
10. Registratie auto.
11. Verblijfsvergunning regelen bij de politie.